📝 구매부의 발주~입고 프로세스 완전 정리 (PO부터 입고검사까지) - 공정 흐름 #03.

어떤 부서보다 타 부서와 가장 많이 엮이는 곳,
바로 구매부(Purchasing Dept.)입니다.

생산을 위한 자재를 확보하고,
가격을 협상하며,
납기와 품질을 동시에 맞춰야 하죠.

이번 편에서는 구매부가 실제로 수행하는 업무 흐름을
견적 → 계약 → 발주 → 입고 → 검수 단계까지
문서 흐름과 담당자 중심으로 구체적으로 정리해드릴게요.

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📌 구매 프로세스 전체 흐름

[요청부서 PR] → [견적 수신 RFQ] → [협상] → [PO 발행] → [입고] → [IQC] → [회계/재고 연동]

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🗂️ 단계별 프로세스 정리

단계	내용	관련 문서	담당 부서
1. 구매요청 접수	생산부, 설계부 등에서 PR 제출	구매요청서 (PR)	요청부서 / 구매팀
2. 견적요청	등록된 공급사에 견적 요청	견적요청서 (RFQ), 이메일	구매팀
3. 견적 수신 및 검토	가격, 납기, MOQ, 조건 비교	견적서 (Quotation)	구매팀
4. 협상 및 계약	조건 조율 후 계약 확정	계약서, 가격표	구매팀 + 공급사
5. 발주서 발행	정식으로 주문 확정	발주서 (PO)	구매팀
6. 납기 관리	납기 도래 전 공급사 확인	납기관리표	구매팀
7. 자재 입고	창고 입고 또는 현장 인도	입고 전표	자재팀 / 구매팀
8. 입고검사	IQC 실시, 불량 시 반송	입고검사표 (IQC)	품질팀
9. 재고반영 / 회계처리	ERP 반영, 대금 처리 준비	입고처리서 / 세금계산서	자재팀 / 회계팀

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📄 실제 사용하는 문서 목록

문서	목적
PR (구매요청서)	타 부서가 구매팀에 요청 시 사용
RFQ (견적요청서)	공급사로부터 가격 확인 요청
PO (발주서)	정식 주문 문서, 납기/수량 명시
계약서	장기 혹은 단가 기준 계약
IQC 검사표	입고 자재 검사 (품질팀 작성)
입고전표	창고 반입 시 사용
세금계산서	공급사 → 회계팀으로 송부용

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📧 실무 메일 예시 – PO 발행 안내

KR: 협의된 조건에 따라 발주서를 첨부드립니다. 납기 준수를 부탁드립니다.
EN: Attached is the purchase order based on our agreed terms. Kindly confirm and ensure on-time delivery.
VI: Gửi anh/chị đơn đặt hàng theo điều khoản đã thống nhất. Mong xác nhận và giao hàng đúng hạn.

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📌 케이블 업계 특화 팁

항목	팁
MOQ	케이블은 길이(m), 무게(kg), Reel 단위로 MOQ 조건이 다름
단납기 대응	생산 현장 요청 시 긴급 PO가 빈번함 → 미리 단가협의 필수
자재검사	피복 불량, 도체 산화 등 입고 후 바로 IQC 시행 필요
반품	NG 발생 시 ‘입고반품서’ + 공급사 회신 메일 확보 필수

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🤝 협업 주요 포인트

생산팀	자재 소요량, 납기 일정 공유
품질팀	입고검사 기준 및 NG 대응
회계팀	세금계산서, 정산처리 연동
창고팀	실제 입고 수량 확인, 위치 등록

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🧩 마무리하며

구매부는 회사의 ‘금고’를 관리하는 부서입니다.
비용, 품질, 납기라는 3가지 균형을 잘 맞춰야만 생산이 멈추지 않고 돌아갑니다.

이번 포스팅에서는 구매팀이 수행하는
실제 업무 흐름 + 관련 문서 + 부서 간 연계 포인트를 정리해드렸습니다.
실무에서 잘 활용하시기 바랍니다.

 

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해당 포스팅의 정보는 학습용으로 제작된 내용으로 단순 참조용 자료로 활용해 주시기 바랍니다.
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